Tăng tính chuyên nghiệp cho Windows Live Mail

11 Oct, 2012

• Kiến thức công nghệ

(No Ratings Yet)

 Loading ...

Có thể nói Windows Live Mail ngày càng được nhiều người dùng quan tâm và chuyển sang sử dụng bởi những ưu điểm của nó, đặc biệt là ổ đĩa Cloud 25GB tích hợp sẵn trong hộp thư để người dùng lưu trữ, chia sẻ tài liệu, hình ảnh và làm việc cộng tác trực tuyến. Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ một số mẹo hay giúp bạn sử dụng hộp thư miễn phí của Microsoft một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

1. Ngăn chặn spam
Nếu muốn cấm một hoặc nhiều người gửi thư đến, bạn kích liên kết Options ở góc trên bên phải của hộp thư trong Windows Live Mail (mail.live.com), chọn More options  để mở trang Hotmail Options.

Tiếp theo, bạn đến mục Preventing junk email, kích liên kết Safe and blocked senders, chọn Blocked senders. Sau đó, bạn nhập địa chỉ email hoặc @domain muốn cấm vào mục Blocked email address or domain và bấm nút Add to list.

2. Tạo chữ ký (Signature)
Chữ ký là một phần không thể thiếu trong mọi email chuyên nghiệp nhằm cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của mình cho bạn bè, đối tác. Với Windows Live Mail, bạn bổ sung chữ ký bằng cách kích liên kết Message font and signature ở mục Writing email trong trang Hotmail Options. Tiếp theo, bạn điền thông tin về chữ ký của mình vào khung Personal signature và bấm nút Save.

3. Quản lý thư mục trong hộp thư
Bên cạnh các thư mục mặc định trong Windows Live Mail, bạn có thể tổ chức phân loại và quản lý thư điện tử một cách hiệu quả bằng cách thêm, sửa hay xóa các thư mục. Để thực hiện, bạn rê chuột lên mục Folders trong khung bên trái. Khi biểu tượng cấu hình xuất hiện, bạn kích và chọn Manage folders. Ngay sau đó, màn hình quản lý các thư mục sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn tạo một thư mục mới bằng cách kích liên kết New. Nếu muốn đổi tên hoặc xóa thư mục, bạn đánh dấu chọn vào ô vuông tương ứng với thư mục và kích liên kết Rename hoặc Delete.

4.Tạo luật lọc thư
Sau khi tổ chức các thư mục, bạn cũng nên tạo các luật để giúp thư điện tử tự động di chuyển vào đúng thư mục lưu trữ mỗi khi chúng được gửi đến hộp thư của bạn. Để thực hiện, trong trang Hotmail Options, bạn kích liên kết Rules for sorting new messages ở mục Customizing Hotmail. Tiếp theo, bạn bấm nút New để tạo một luật  mới. Trong màn hình Create rule, bạn chọn điều kiện lọc ở Step 1 và chọn thư mục lưu trữ ở Step 2. Sau khi thực hiện xong, bạn bấm nút Save.

5. Tạo nhóm người dùng (mailing list)
Bạn có thể tạo ra các nhóm người dùng (bao gồm nhiều địa chỉ email của các thành viên) để gửi thư nhanh chóng đến nhiều người cùng lúc. Để thực hiện, bạn kích liên kết Contacts trong menu bên trái của hộp thư. Tiếp theo, bạn kích Categories > New category. Trong màn hình New category, bạn điền tên nhóm và nhập địa chỉ email của các thành viên.

6. Gửi/nhận thư từ bất cứ địa chỉ nào
Trong Windows Live Mail, bạn có thể chọn lựa để gửi/nhận thư từ một số địa chỉ email khác mà mình đang sở hữu, chẳng hạn như gmail hay yahoo mail. Bằng cách kích liên kết Sending/receiving email from other accounts ở mục Managing your account trong trang Hotmail Options, bạn có thể thêm các địa chỉ email của mình vào Live Mail ở bước tiếp theo. Nếu muốn thêm địa chỉ email để nhận thư, bạn kích liên kết Add an email account ở mục You can receive mail from these accounts. Nếu muốn thêm địa chỉ email để gửi thư, bạn kích liên kết Add another account to send mail from ở mục You can send mail from these accounts.

7. Tìm kiếm email
Với sự hỗ trợ của công cụ tìm kiếm Bing, bạn có thể tìm thư một cách dễ dàng bằng cách nhập nội dung cần tìm vào hộp tìm kiếm ngay bên trên danh sách thư. Trong quá trình nhập, nội dung gợi ý cũng xuất hiện để bạn dễ dàng chọn lựa. Đặc biệt hơn, bạn có thể chọn thể loại của nội dung cần tìm là from, subject hay to để nhanh chóng có được thư mình cần.

8. Trả lời thư tự động
Có những thời điểm bạn không thể online để xử lý và phản hồi thư, khi đó chức năng trả lời thư tự động là một phương tiện nên dùng đến. Trong Windows Live Mail, bạn kích hoạt chức năng này bằng cách kích liên kết Sending automated vacation replies ở mục Managing your account trong trang Hotmail Options. Tiếp theo, trong màn hình Vacation reply, bạn kích chọn Send vacation replies to people who email me, nhập nội dung thư trả lời tự động và bấm nút Save. Đến đây, Windows Live Mail sẽ tự động phản hồi những thư được gửi đến từ contacts list của bạn. Tất nhiên, khi đã hoàn thành công việc và online trở lại, bạn kích chọn Don’t send any vacation replies để hùy chức năng tự động này.